A. Pengertian filing (penyimpanan warkat)
Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, perawatan), dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, penyerahan).
Penyimpanan/penataan arsip adalah urutan langkah-langkah kerja dengan cara tertentu yang dilakukan oleh petugas penyimpanan/penataan arsip aktif, sejak penerimaan surat yang sudah selesai, penyiapan tempat penyimpanan sampai dengan meletakan arsip dalam filing cabinet.
Menurut George R Terry.
Filing adalah
penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas atau surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali denganmudah dan cepat.
Menurut Arsip Nasional
Filing atau mem-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.
B. Macam-macam Sistem Penyimpanan Warkat
1. Filing Sistem Abjad (Alphabetic filing system)
Dalam penyusunan warkat-warkat dipergunakan urutan abjad dari A sampai Z sebagai pedoman untuk mengaturnya. Abjad ini diambil dari huruf pertama nama orang atau organisasi yang menjadi alamat dari suatu surat.
2. Filing Sistem Nomor (Nummeric Filing System)
Dalam penyusunan warkat-warkat dipergunakan urutan nomor 1,2,3 dst sebagai pedoman untuk pengaturannya. Dalam hal ini maka suatu warkat diberi suatu nomor tertentu sebagai tanda pengenalnya. Nomor ini dapat deberikan menurut urutan sesuai seri, misalnya dari nomor yang kecil terus meningkat sampai nomor yang besar (serial numeric) seperti misalnya 00, 10, 20, 30 dst.
3. Filing Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Dalam menyusun warkat-warkat dipergunakan urutan tanggal daripada warkat-warkat tersebut sebagai pedoman untuk mengaturnya. Sistem tanggal ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan suatu jangka waktu tertentu misalnya surat0surat tagian. Nama lain untuk system ini adalah date filing.
4. Filing Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
Warkat-warkat yang disimpan penyusunannya diatur menurut satuan wilayah yang menjadi alamat daripada suatu surat. Ini dapat berupa satuan-satuan wilayah menurut sistem ketatanegaraan seperti misalnya propinsi, kabupaten, dan kecamatan atau menurut sesuatu lingkungan geografi seperti misalnya pulau.
5. Filing Sistem Pokok Soal (Subject Filing System)
Warkat-warkat yang disimpan penyusunannya diatur menurut isi atau hal yang dimuat dalam sesuatu warkat.
Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, perawatan), dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, penyerahan).
Penyimpanan/penataan arsip adalah urutan langkah-langkah kerja dengan cara tertentu yang dilakukan oleh petugas penyimpanan/penataan arsip aktif, sejak penerimaan surat yang sudah selesai, penyiapan tempat penyimpanan sampai dengan meletakan arsip dalam filing cabinet.
Menurut George R Terry.
Filing adalah
penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas atau surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali denganmudah dan cepat.
Menurut Arsip Nasional
Filing atau mem-file adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis.
B. Macam-macam Sistem Penyimpanan Warkat
1. Filing Sistem Abjad (Alphabetic filing system)
Dalam penyusunan warkat-warkat dipergunakan urutan abjad dari A sampai Z sebagai pedoman untuk mengaturnya. Abjad ini diambil dari huruf pertama nama orang atau organisasi yang menjadi alamat dari suatu surat.
2. Filing Sistem Nomor (Nummeric Filing System)
Dalam penyusunan warkat-warkat dipergunakan urutan nomor 1,2,3 dst sebagai pedoman untuk pengaturannya. Dalam hal ini maka suatu warkat diberi suatu nomor tertentu sebagai tanda pengenalnya. Nomor ini dapat deberikan menurut urutan sesuai seri, misalnya dari nomor yang kecil terus meningkat sampai nomor yang besar (serial numeric) seperti misalnya 00, 10, 20, 30 dst.
3. Filing Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Dalam menyusun warkat-warkat dipergunakan urutan tanggal daripada warkat-warkat tersebut sebagai pedoman untuk mengaturnya. Sistem tanggal ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan suatu jangka waktu tertentu misalnya surat0surat tagian. Nama lain untuk system ini adalah date filing.
4. Filing Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
Warkat-warkat yang disimpan penyusunannya diatur menurut satuan wilayah yang menjadi alamat daripada suatu surat. Ini dapat berupa satuan-satuan wilayah menurut sistem ketatanegaraan seperti misalnya propinsi, kabupaten, dan kecamatan atau menurut sesuatu lingkungan geografi seperti misalnya pulau.
5. Filing Sistem Pokok Soal (Subject Filing System)
Warkat-warkat yang disimpan penyusunannya diatur menurut isi atau hal yang dimuat dalam sesuatu warkat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Terima kasih atas komentar anda